Переклад матеріалу:

By Bjarte Bogsnes
11 March 2020
Financial Management Magazine
“If the coronavirus outbreak disrupts your budget”
Джерело.

Розглянемо сценарій

Листопад 2019. Після місяців і місяців роботи до пізньої ночі та довгих вихідних, виснажений фінансовий підрозділ може нарешті зробити глибокий вдих та відпочити від безлічі цифр, що курсували організацією з самого літа. Незважаючи на всі наміри налагодити цьогорічне складання бюджету набагато краще, ніж минулого року, внутрішні ігри знову зіпсували атмосферу. В кінці кінців, бюджетна пропозиція закінчена, готова до розгляду та затвердження радою.

Грудень 2019. Члени ради не задоволені. Вони хочуть кращих результатів. Більших продажів та менших витрат. Назад, до фінансування для подальшого перегляду. Переглянути та коригувати цифри. П’ять відсотків тут, десять – там. Нарешті рада задоволена. Адміністрація дякує за чергову ґрунтовну та професійну бюджетну роботу та за те, що наступний рік заплановано з точністю бухгалтерського обліку – маркетингові кампанії, інвестиційні проекти, рівень витрат на поїздки, на консультантів та багато іншого. Все розподілене на наступні 12 місяців. Готовність номер один.

Січень 2020 року. Ходять чутки про спалах вірусу у Китаї. Легке занепокоєння незабаром замінюється ниючим, некомфортним почуттям дежавю.

Березень 2020. Світ в хаосі. Мільйони людей перебувають на карантині, регіони закриті, лікарні переповнені, рейси та конференції скасовуються, а кількість постраждалих людей різко збільшується. Запаси та ціни на нафту обвалюються.

А бюджет на 2020 рік? Для більшості компаній він повністю мертвий. Застарілий та безглуздий.

Проблема бюджету на 2020 рік, звичайно, невелика в порівнянні з величезними очікуваними гуманітарними та економічними наслідками коронавірусу.

Тим не менш, світ не вперше зазнав масштабної та глобальної кризи, і ця криза не буде останньою. Взагалі, криза відбувається давно, тільки в меншому масштабі. Діловий світ сповнений сюрпризів. Конкуренти банкрутують (або лопаються), ціни на нафту падають (або зростають), з’являються нові руйнівні технології, курси валют постійно коливаються, відбувається ще багато інших речей, які ми не можемо контролювати. Єдине, що ми знаємо про наші припущення щодо бюджету на наступний рік – це те, що більшість з них будуть помилковими.

У такому непередбачуваному світі ми не повинні сподіватися, що бюджетування дасть передбачувані результати. Це означає, що ми можемо сісти восени і вирішити все на наступний рік – на чому заробити, на що витратити та куди інвестувати – все до найдрібніших деталей. Та вважати, що це дає нам можливість усе контролювати. Але це не дасть нам нічого, крім ілюзії контролю.

Чи можна щось зробити, прямо тут і зараз, коли навколо нас крутиться коронавірусна криза? Так, можна.

По-перше, забудьте про бюджет на 2020 рік. Навіть не намагайтеся переглянути його. Новий застаріє так само швидко, як і старий. Але є надія!

По-друге, пам’ятайте, що бюджет має три різні, іноді суперечливі задачі – постановка цілей, прогнозування та розподіл ресурсів. Усі вони повинні оброблятися в трьох різних процесах і бути організованими у ритмі, що найкраще підходить для кожного з них. Ось, що можна зробити зараз:

Постановка цілей.

Пошук значущих фінансових цілей на 2020 рік для багатьох зараз майже неможливий. Як ми могли знати? Натомість просто скажіть співробітникам робити все, що від них залежить, найкращим чином. Ефективність буде оцінюватися за фактом. Перегляньте цілі, наскільки зможете, та переконайтеся, що вони мають адекватні часові рамки. Кінцеві терміни у грудні мають бути винятком, а не правилом. І як завжди, відносна продуктивність порівняно зі збереженням робітників в галузі набагато краща міра, ніж досягнення фіксованої кількості.

Прогнозування.

Оновіть прогнози за потребою. Подивіться якомога далі вперед. Зараз прогнози, мабуть, будуть набагато більш короткостроковими, ніж ті, до яких ви звикли. Пам’ятайте, що прогнозування має лише одну мету – прийняття рішень. Тому періодичність та часові рамки повинні визначатися рішеннями, що необхідно прийняти. Якщо все туманно, подумайте про те, щоб відмовитись від прогнозування всього разом, або обмежтеся кількома сценаріями чи альтернативами вищого рівня.

Ще одна порада щодо прогнозів. В наступні місяці вони принесуть більше поганих новин, ніж хороших. Але якщо ви можете діяти з урахуванням інформації, це не погані прогнози. Це хороші прогнози з поганими новинами. Не змішуйте їх. Якщо ви отримуєте хороший прогноз із поганими новинами, ваше реагування має ключове значення. Якщо ви будете погано сприймати інформацію від тих, хто її презентує, такі прогнози припиняться, або надійдуть занадто пізно, і ви не зможете відреагувати. Люди давно знають, що відбувається з тими, хто несе погані новини наверх. Тому ваша відповідь завжди повинна бути обнадійливою: «Чудова робота! Тепер ми знаємо, як реагувати».

Розподіл ресурсів.

Приймайте рішення та розподіляйте свої ресурси якомога пізніше. Чим менше попереднього розподілу, тим менше потреби в перерозподілі. Кожного разу, коли виникають моменти прийняття рішень, наприклад схвалення нових проектів чи заходів, приймайте ці рішення, але якомога пізніше. Це дасть вам найкращу можливу інформацію не лише про якість пропозиції, але і про вашу здатність її фінансувати. Ця інформація входить в ваш останній динамічний прогноз грошових коштів. Якщо є необхідність у значному зменшенні постійних витрат, визначення загальних кадрів з повною автономією для оптимізації організації зсередини є набагато кращою альтернативою, ніж детальне планування витрат.

Постійно контролюйте фактичні зміни через звітування про тенденції, контрольні діаграми чи інші методи звітування, щоб допомогти вам зрозуміти, що було і що може відбуватися.

Підсумки

Те, що пропонується тут, може здатися радикальним, і зрозуміло, якщо ви ставитесь до цього скептично. Вам може здатися, що це страшно. Але це страшні часи. Ви відчуваєте, ніби ось-ось втратите контроль, але, можливо, ви його вже втратили або навіть ніколи й не мали. Ви думаєте, що все закінчиться та повернеться до норми. Можливо, але лише на дуже короткий час.

Якщо прийняття більш спритного способу бізнес-планування не працює, який реальний ризик? Ви можете повернутися та скласти оновлений бюджет на 2020 рік у будь-який момент. Не потрібно видаляти сторінки ваших бюджетних інструкцій, і навіть якщо ви це зробили, ніхто їх не забуде. Просто порівняйте мінімальні ризики збитку з величезним потенціалом зростання, коли (а не якщо) воно-таки працює. Це досить переконлива картина ризику!

Нинішній спалах коронавірусу закінчиться. Коли це станеться, ми зробимо все можливе, щоб як підготуватися, так і уникнути наступного. І будуть інші загрози. На світовому радарі ризику існує більше загроз, ніж пандемії.

Однак у нас є вибір, коли мова йде про те, як ми керуємо нашими організаціями. Що, якщо ви використаєте цю унікальну можливість для чогось більшого, ніж просто разове реагування на складну ситуацію 2020 року? Що, якщо ви використаєте ці неспокійні часи не просто для того, щоб пережити 2020 рік, а кардинально переосмислити старий спосіб життя та старі переконання? Що, якщо ви скористаєтесь цією можливістю, щоб зробити вашу організацію радикально більш підготовленою та стійкою до того, що чекає попереду? Момент ідеальний. Таких кардинальних змін старого мислення та процесів, можливо, не було ніколи раніше.