Неочікувано перед бізнесом постали зовсім нові виклики, до яких ніхто не був готовий. І сьогодні забезпечити працівників антисептичними засобами, масками та подбати про безпеку персоналу — це мінімальні завдання, адже більшість власників опинилися перед складним випробуванням — зберегти свій бізнес, пережити важкі часи з найменшими втратами та втримати команди.

Кожна компанія до періоду, який принесла пандемія коронавірусу, пристосовується по-різному, але однаковим майже для всіх стало відеозвернення власника чи генерального директора компанії до співробітників, клієнтів і партнерів про те, що перед бізнесом у всьому світі постали серйозні виклики стосовно пандемії коронавірусу, з повідомленням, як компанія працюватиме далі, адже графіки роботи змінено майже у всіх.

Як далі працювати і втриматися — розповіли під час онлайн-семінару «Бізнес в стилі Online», організованого асоціацією «Український клуб аграрного бізнесу» спільно з UCABevent, голова Ради директорів Аудиторської фірми «Аксьонова та партнери», ексзаступник міністра фінансів України Олена Макеєва та заступник генерального директора компанії ІМК з проєктного управління Андрій Загорулько.

За основу взяті рекомендації Організації економічного співробітництва та розвитку (OECD) для бізнесу щодо забезпечення безперервної діяльності та управління бізнесом у нинішній ситуації, які були оприлюднені 16 березня 2020 року.

Голова Ради директорів Аудиторської фірми «Аксьонова та партнери», ексзаступник міністра фінансів України Олена Макеєва

Встановіть механізми управління

Олена Макеєва: При переході на роботу в оnline в компанії потрібно вибудувати надійні та зрозумілі управлінські процеси прийняття рішень, включаючи механізми швидкого реагування і чіткого делегування. Дуже важливо розуміти, хто за який процес відповідає і як делегуються повноваження в разі хвороби.

Андрій Загорулько: Коли ми говоримо про управління, то це 4 етапи — планування, виконання, контроль і аналіз. Під час кризи це «колесо» має крутитися набагато швидше, ніж у звичайний час. Кожен керівник має допомогти самоорганізуватися своїм підлеглим. Не варто забувати про підвищення корпоративної культури та рівня підтримки один одного. Компанія з високою корпоративною культурою легше впорається з цими викликами.

Практика: Компанія ІМК підійшла максимально підготовленою до кризи, адже ще 5 років тому було запущено перше оновлення усіх бізнес-процесів. У 2017 році компанія перебудувала всю ІТ-інфраструктуру. З того часу запустилося дуже багато проєктів автоматизації. Є комунікація та контроль з усіх процесів, у тому числі й виробничих. Це все було налагоджено раніше, тож останнього тижня великого стресу не відчувається.

Забудьте про існуючий сценарій

Олена Макеєва: Більшість компаній має затверджений бюджет на 2020 рік, побудований за певним сценарієм. Сьогодні і бюджет, і стратегія будь-якої компанії абсолютно нерелевантні в нинішніх умовах. Про бюджет і сценарії розвитку компанії в 2020 році, розроблені в кінці 2019 року, потрібно забути. Сьогодні важливо приділити час розробці різних сценаріїв для бізнесу з урахуванням поточних обставин і можливих варіантів їх розвитку. Завдання менеджменту компанії — розробити мінімум три сценарії: оптимістичний, середній і найгірший.

Андрій Загорулько: В кризових ситуаціях є відповідні загрози і є можливості для того, щоб покращити або розвинути бізнес. Але будь-яка криза для працівників — це стрес, оскільки ламається звична для всіх модель, і розпочинати все потрібно з адаптації. Для того щоб зі стресу перейти в систему, потрібно структурувати свою діяльність. 

Заступник генерального директора компанії ІМК з проєктного управління Андрій Загорулько

Визначте критично важливі речі

Олена Макеєва: Всі процеси, а також статті витрат компанії слід ранжувати на: «критично важливо», «бажано мати» і «слід відкласти». Мова йде не тільки про гроші, а й про плани на майбутнє — розвиток нових напрямків, R&D, капітальні ремонти, покупка основних засобів, розвиток персоналу та інше. До всіх процесів без винятку потрібно застосувати цей підхід.

Андрій Загорулько: Важливо розставити пріоритети, відкинути те, що неважливо, зосередити свою увагу на найбільш значущих речах на даний момент.

Практика: Аудиторська фірма «Аксьонова та партнери» веде багато проєктів, і якщо раніше ми були більш гнучкими в управлінні проєктами, то зараз дотримання дедлайнів жорстко контролюється. Проєкти виконуються максимально оперативно і в найвищій якості. Оперативність і висока якість — сьогодні ключові фактори в консалтингу.

Розуміння критичних вразливостей

Олена Макеєва: У бізнесі в спокійні часи компанії не приділяють достатньої уваги управлінню ризиками. Сьогодні, в період пандемії, потрібно звернути на це особливу увагу. Важливо оцінити ступінь критичності кожного ризику на бізнес і знати, як цими ризиками управляти. Наприклад, забезпечення безперебійної роботи IТ-систем, якщо ви працюєте online. Які будуть ваші дії, якщо ваш сайт і сервер перестануть функціонувати. Як це вплине на ваш бізнес і які будуть ваші кроки.

Визначити ключових співробітників

Олена Макеєва: Розробляючи різні сценарії для бізнесу в нових обставинах, не варто забувати і про кадрову політику. Важливо визначити ключових співробітників, яких слід максимально утримувати, а також тих, від роботи яких доведеться відмовитися. На жаль, треба бути готовим до найгіршого сценарію, коли доведеться звільняти людей.

Андрій Загорулько: Необхідно переглянути структуру компанії, визначити, який персонал потрібен, які співробітники ключові, переглянути ролі та відповідальність. Після цього потрібно переглянути бізнес-процеси компанії й уже потім автоматизувати їх. У цій ситуації можна згадати вислів Білла Гейтса: «Якщо ми автоматизуємо неоптимізовані речі, ми отримаємо автоматизований безлад».

Практика: У «Аксьонова та партнери» ми вже ввели певні заходи щодо оптимізації роботи, деякі співробітники перебувають у вимушеній оплачуваній відпустці. Сценарій звільнення людей сьогодні не розглядається.

Побудувати віддалену роботу

Олена Макеєва: Напевно, не всю роботу можна перенести у віддалений режим. Однак частина персоналу все ж може працювати з дому. І перед менеджментом сьогодні стоїть завдання — забезпечити оnline-роботу співробітників, навчитися контролювати і підтримувати людей у віддаленому режимі. Звичайно ж, в аграрному бізнесі повністю перейти в оnline неможливо, особливо в період посівної.

Андрій Загорулько: Сьогодні як працівники, так і компанії мають і переваги від віддаленої роботи, і проблеми. Серед переваг — економія часу та економія на офісних витратах, а також наявність вільного часу для проведення з родиною або ж вивчення іноземної мови. А серед проблем роботи вдома — компанія може втратити контроль, і в цьому разі знижується комунікація, результативність команди.

Працюючи віддалено, головне — правильно структурувати свій час для ефективної роботи та чітко визначити робоче місце. Для цього потрібно виділити в своєму режимі блоки часу: на роботу, на комунікацію з людьми, час для родини і для себе.

Практика: У «Аксьонова та партнери» змінений графік роботи, ми перейшли на 95% в online, команда працює дистанційно. В даний час в офісі працює позмінно тільки бухгалтерія для наших клієнтів. Ми були підготовлені до цього. Ми всі працюємо через сервер, з метою забезпечення безпеки та конфіденційності, інформація на ноутбуках не зберігається. Підтримка наших ІТ-систем виведена на аутсорсинг професіоналам. А така опція, як залишитися попрацювати вдома, була у всіх членів нашої команди ще задовго до пандемії.

В ІМК відзначають, що моніторинг хворих у компанії ведеться з першого дня виходу на віддалений режим роботи. Робота агрономічної служби завдяки програмному забезпеченню «Мобільний агроном», де відбувається онлайн-звітування кожного агронома щодо виконаної роботи, вже була налаштована. Щоправда, виробничий підрозділ, на відміну від офісного, неможливо дистанціювати, особливо в період початку весняної посівної, єдине що можливо — виконувати всі рекомендації щодо профілактики. Але у полі менше ризику заразитися вірусом, ніж в офісі. Посівна почнеться за планом.

Налаштувати правильну комунікацію

Олена Макеєва: Важливо побудувати комунікацію 24/7 зі своїми співробітниками, клієнтами та партнерами. Відсутність чіткої комунікації сіє паніку у людей. Важливо розробити комунікаційну політику, визначити, з ким слід комунікувати, коли і по яких каналах. Ви повинні своєчасно інформувати клієнтів і співробітників про зміни в процесах.

Андрій Загорулько: Важливо переглянути цілі й задачі кожного члена команди, переглянути ролі та розробити план комунікацій. Це дуже важливий момент — як із ким комунікувати. Комунікації мають бути максимально регулярними — проводити наради, підсумки тижня. Коли люди працюють дистанційно, вони мають відчувати приналежність до команди.

Практика: В ІМК всі процеси автоматизовані, вся комунікація — постановка задач і обговорення — відбувається оnline завдяки програмному забезпеченню, а також автоматизовано контроль за виконанням. Більшість агрохолдингів мають аналогічне програмне забезпечення, яке дозволяє дистанційно керувати всіма процесами. Агрокомпанії набагато раніше мали потребу автоматизовуватися, адже в структурі, як правило, мають центральні офіси і регіональні підприємства, якими потрібно керувати. Тому питанням дистанційного управління задавалися давно.

Максимальна автоматизація і зосередження на IT-технологіях

Андрій Загорулько: Досвід IT-галузі зараз стане в нагоді й аграрному бізнесу, тобто створювати крос-функціональні команди під конкретні задачі, переглядати ролі, відповідальність, а вже потім дивитися на всі бізнес-процеси. Не оптимізовувати відразу все, а розбити на декілька етапів — ранжувати, вибрати найбільш проблемні, переглянути та оптимізувати.

Не зупиняти навчання

Олена Макеєва: За допомогою інноваційних технологій ви можете продовжувати навчання персоналу своїми власними силами всередині компанії, проводити оnline-вебінари. Також сьогодні провідні університети світу відкрили безкоштовний доступ до online-курсів.

Практика: У «Аксьонова та партнери» ми багато років проводимо навчання в форматі peer-to-peer learning, коли один співробітник навчає інших. Ми не плануємо скорочувати обов’язкове навчання для аудиторів. І будемо максимально користуватися безкоштовно доступними ресурсами для інших співробітників.

Розробка нових сервісів і послуг у складний період

Олена Макеєва: Після закінчення періоду пандемії та карантину в країні відбудуться зміни на ринку послуг, тому цей час потрібно використовувати для створення нових послуг, продуктів і сервісів. І я вірю, ми їх обов’язково знайдемо.

Пандемія COVID-19, карантинні заходи, світова криза впливатимуть на бізнес і співробітників компаній в усьому світі. В цей час підтримка, спілкування, турбота та зв’язок — це ті речі, які допоможуть згуртувати команду. І як ідея для настрою — запустіть в своїй команді флешмоб з фото домашнього робочого місця.

Людмила Лебідь, AgroPortal.ua