Бездоганно оформлені бухгалтерські документи ще не означають, що з бізнесом усе гаразд: найбільші ризики часто ховаються у слабкому контролі, нетипових операціях і рішеннях власника. Які сигнали змушують аудитора сумніватися у звітності та ставити незручні запитання? Розповідає CEO аудиторської фірми «Аксьонова та партнери» Олена Макеєва.
Більшість власників вважає, що головна цінність бухгалтерії – бездоганно оформлені документи. Тому її сприймають як «центр витрат», хоча її справжня роль значно ширша. Той самий стереотип стосується аудиту: вважають, що аудитор приходить шукати помилки в первинних документах.
Насправді все навпаки.
Найважливіші висновки про компанію народжуються ще до того, як відкриють перший документ. Аудитор спочатку намагається зрозуміти бізнес: аналізує звітність за кілька років, оцінює внутрішній контроль, спілкується з керівництвом. Лише потім переходить до паперів. Його завдання – не перевірити красу оформлення документів, а зрозуміти, чи відображають вони реальні операції компанії. Бездоганні папери можуть створювати лише ілюзію порядку. Так само дедалі частіше працюють і податкові органи: менше перевіряють форму, більше – економічну сутність.
Я жодного разу не бачила компанії, яка втратила бізнес через неправильну проводку. Натомість бачила десятки, які роками не помічали небезпечніших сигналів: у звітності, поведінці людей, управлінських рішеннях.
Власник дивиться на прибуток. Аудитор – на те, що за ним стоїть. Хороший аудит починається із запитання: «Що ця компанія намагається сказати своїми цифрами?»
Коли системі довіряти не можна
Перш ніж перевіряти цифри, аудитор тестує контрольне середовище, оцінює те, чого не видно у звітності: як ухвалюються рішення, хто контролює платежі, чи розподілені повноваження, чи може одна людина одночасно укласти договір, здійснити оплату та відобразити її в обліку.
Контрольне середовище показує головне: чи управляє бізнесом система, чи все залежить від окремих людей. Шахрайство найчастіше виникає не через людей, а через систему, яка створює можливості для зловживань.
Якщо внутрішній контроль працює, аудитор може на нього покладатися. Якщо він існує лише на папері, рівень довіри зникає, а разом із ним зростають обсяг перевірки і кількість документів, які доведеться дослідити.
Коли помилки переживають своїх авторів
Плинність ключових працівників – окремий сигнал для аудитора. Кожна зміна генерального, фінансового директора чи головного бухгалтера означає ризик втрати знань про те, чому компанія працює саме так.
Найчастіше це помітно саме в бухгалтерії. Новий головний бухгалтер отримує облік у спадок і працює за принципом «так робили до мене». Облікова політика перестає бути професійним рішенням і стає традицією. За кілька років уже ніхто не може пояснити, чому саме так визнаються доходи або оцінюються запаси. Помилка перестає бути помилкою й стає звичною практикою.
Тому під час аудиту ми завжди ставимо просте запитання: «Чому ви обліковуєте це саме так?» Якщо відповідь починається зі слів «Ми завжди так робили» – це сигнал, що рішення може не мати ні економічного, ні нормативного обґрунтування.
Помилки не звільняються разом із працівниками. Вони залишаються в обліку, доки хтось не поставить незручне запитання: «Чому саме так?»
Коли цифри починають поводитися нетипово
Наступний крок аудитора – аналітичні процедури: горизонтальний і трендовий аналіз фінансової звітності за кілька років, порівняння періодів, аналіз структури витрат, рентабельності, ліквідності, оборотності активів.
Це майже ніколи не є щоденною практикою українського бізнесу. Бухгалтер зосереджений на правильності обліку та своєчасному поданні звітності, власник – на грошових потоках, продажах і прибутку. Це природно. Але саме тому між управлінням бізнесом і незалежним аудитом існує різний кут зору.
Аудитор шукає не лише помилки, він шукає нетипову поведінку цифр. Раптове зростання адміністративних витрат, маркетингового бюджету, запасів чи дебіторської заборгованості саме по собі не означає проблему. Але кожне відхилення змушує поставити головне запитання: «Чому?» За одним трендом можуть стояти зовсім різні причини: зміна бізнес-моделі, вихід на новий ринок, придбання іншої компанії, помилка в обліку, ослаблення внутрішнього контролю або свідоме викривлення фінансової інформації.
Для аудитора цифри – це не результат. Це мова, якою бізнес розповідає свою історію. І коли ця мова раптом змінюється, аудитор починає ставити запитання.
Коли ніхто не може пояснити «чому»
Якщо виробниче підприємство раптом починає купувати консультаційні послуги на десятки мільйонів гривень; якщо торговельна компанія інвестує у нетипові активи або різко змінює модель роботи, аудитор не починає з документів. Він починає із запитання: «Чому саме зараз і який економічний зміст цієї операції?»
Аудитор перевіряє не лише наявність договору, акта чи рахунку. Він оцінює, чи відповідає операція економічній сутності бізнесу, чи створює вона економічну вигоду та чи не суперечить вона тому, як компанія заробляє гроші. Іноді саме відповідь на просте запитання «Чому?» відкриває більше, ніж сотні сторінок бездоганно оформлених документів.
Коли репутація перестає бути активом
Є речі, яких немає у фінансовій звітності. Але саме вони нерідко визначають аудиторські ризики. Аудитор звертає увагу не лише на цифри, а й на рішення власника бізнесу, як він поводиться з власною репутацією.
Наприклад, компанія роками працювала з відомим світовим виробником сировини, а потім без очевидної економічної причини перейшла на значно дешевший аналог. Саме по собі це не є порушенням. Але аудитор обовʼязково поставить запитання: чи вплине таке рішення на якість продукції, гарантійні ризики, майбутні претензії клієнтів або знецінення бренду?
Або інша ситуація. Власник спокійно говорить: «Закриємо цю компанію й відкриємо іншу». Для аудитора це не просто спосіб ведення бізнесу. Це сигнал стосовно ставлення до юридичної особи, виконання зобовʼязань і довгострокової відповідальності.
Ще один приклад – коли фактичний власник призначає номінального директора, який не бере участі в управлінні компанією і лише формально підписує документи. Саме тому аудиторські процедури KYC не обмежуються перевіркою структури власності. Їхня мета – зрозуміти, хто насправді ухвалює рішення, хто контролює бізнес і хто несе відповідальність за ці рішення.
Жодна з цих обставин окремо не доводить наявності порушення. Але всі вони допомагають аудитору оцінити найважливіше – тон згори. Адже саме власник формує культуру бізнесу, визначає межу між економією та компромісом із якістю, між законною оптимізацією та обходом правил, між короткостроковою вигодою та довгостроковою репутацією. Репутація – це актив, який не відображається у балансі. Але саме він часто визначає, чи можна довіряти всьому іншому.
Найдорожчі помилки бізнесу майже ніколи не починаються з бухгалтерської проводки. Вони починаються значно раніше – з рішення, яке ніхто не поставив під сумнів, із процесу, який перестав працювати, або з сигналу, який усі проігнорували.
Саме тому документи рідко стають джерелом проблем. Вони лише чесно зберігають історію того, що бізнес вирішив значно раніше.
Джерело: forbes.ua